De Nederlandse privacy wetgeving ( wet bescherming persoonsgegevens) wordt per 25 mei 2018 vervangen door de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die in heel Europa gaat gelden. Vanaf deze datum kunt u worden beboet voor het niet juist naleven van de nieuwe privacywet. Dat klinkt ver weg, maar er wordt van u verwacht dat u voor deze datum de nodige maatregelen heeft genomen die invloed kunnen hebben op (het gebruik van) uw software / systemen, bedrijfsprocessen, procedures en de werkwijze van medewerkers.

Zo moet u bijvoorbeeld gedocumenteerd aantonen welke gegevens u opslaat en welke maatregelen u heeft genomen om deze persoonsgegevens verantwoord op te slaan. U dient de gegevens bijvoorbeeld op te slaan in beveiligde systemen die daarvoor bedoeld zijn. Alleen mensen die de gegevens echt nodig hebben dienen toegang te krijgen. Het bijhouden van losse lijstjes van persoonsgegevens in tekstverwerkers en spreadsheets is daardoor niet meer toegestaan.

Daarnaast dient u uitdrukkelijke toestemming van uw medewerkers te krijgen wanneer u gegevens verwerkt en vastlegt die niet strikt noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering.

Ons advies is dan ook om alvast de volgende zaken te onderzoeken en te documenteren:

  • Welke persoonsgegevens worden vastgelegd in welke systemen en datadragers?
  • Welke personen hebben toegang tot deze gegevens?
  • Op welke manier vraagt u toestemming aan uw medewerkers om deze (aanvullende) persoonsgegevens te verwerken?

De HR- en salaris software die HRT Business Solutions gebruikt en inzet bij haar opdrachtgevers, voldoet aan de hoogste veiligheidseisen. Mocht u daar nog geen gebruik van maken, neem dan gerust contact met ons op.

Bart Scheepens

Wilt u meer weten over dit onderwerp?

Neemt u dan contact op met Bart Scheepens

06 - 5130 3887 [email protected]