TIP 1. Verstuur facturen digitaal

Veel ondernemers maken nog facturen in Excel, Word of in een ander programma. Zonde, want dat betekent dubbel werk en kans op fouten. Door te factureren in uw bedrijfssoftware (boekhoudpakket, ERP-pakket) is dit verleden tijd. Bovendien geeft dit een goed overzicht van openstaande facturen.

TIP 2. Koppel de bank

Door ook de bank te koppelen aan uw bedrijfssoftware kunnen betaalbatches in één keer worden doorgegeven en bankmutaties snel worden verwerkt in de boekhouding. Heeft een debiteur via de bank betaald? Dan zal het overzicht ‘openstaande posten’ direct worden bijgewerkt.

TIP 3. Kies de online versie van de software

Online werken heeft veel voordelen. De administratie is altijd en overal toegankelijk, back-ups worden automatisch voor u gemaakt en indien gewenst kan uw accountant online meekijken/meewerken. Ook kunt u eenvoudig gegevens doorgeven aan bijvoorbeeld de belastingdienst.

TIP 4. Gebruik scan & herken software om snel inkomende facturen en bonnetjes te verwerken

Scan & herken software is voortaan voor elk bedrijf toegankelijk. Geen aanschafkosten meer, maar betalen per scan. Er is al een goed pakket voor 16 cent per scan. Door inkomende facturen te scannen worden deze direct opgenomen in de boekhouding en opgeslagen in een digitaal dossier. Nooit meer zoeken naar een bonnetje dus.

TIP 5. Laat de software voor u werken d.m.v. ingebouwde controles

Veel administratieve softwarepakketten hebben tal van rapportagemogelijkheden om snel inzicht te krijgen in het reilen en zeilen van het bedrijf. Denk aan het banksaldo, openstaande posten, W&V-rekening, omzet per maand, etc.

TIP 6. Koppel andere applicaties van uw bedrijf (kassa, webshop, branchepakket, CRM)

Vaak zijn door de jaren heen meerdere softwarepakketten in gebruik genomen, allen essentieel voor een goede bedrijfsvoering. De behoefte van ondernemers om deze pakketten te koppelen groeit. Veel softwareleveranciers hebben hier gehoor aan gegeven en maken gegevensuitwisseling mogelijk.

TIP 7. Doe de BTW-aangifte via de software

In de administratieve software wordt het gehele jaar door bijgehouden wat de te vorderen en af te dragen BTW is. Dan is het natuurlijk ideaal om deze gegevens rechtstreeks vanuit de software door te geven aan de belastingdienst.

TIP 8. Stel realtime rapportages in voor snel inzicht in de resultaten

De administratie is een bron van informatie. Zonde om dit alleen in te zetten voor de jaarrekening en de BTW-aangifte. Welke informatie heeft u nodig om uw bedrijf te sturen? De mogelijkheden om rapportages te maken zijn eindeloos (deels binnen het pakket).

TIP 9. Automatiseer de salarisverwerking (ook voor kleine bedrijven!)

Software voor salarisverwerking is niet langer voor grote bedrijven. Al voor een paar euro (per medewerker per maand) kan uitstekende software gebruikt worden. Met daarin alle belangrijke functies zoals verlof- en verzuimregistratie, digitaal dossier, belangrijke HR-signalen, salarisverwerking, loonstrook verzending, etc.

TIP 10. Laat uw medewerkers digitaal hun uren registreren

Heeft u veel urenschrijvers in dienst die vaak buiten de deur zijn? Laat hen de uren via hun telefoon of tablet invullen. Hierdoor worden uren beter en sneller geregistreerd. Geen urenbriefjes meer, niet meer wachten tot de medewerker op de zaak is.

TIP 11. Gebruik de mobiele app van uw bedrijfssoftware voor direct inzicht in de resultaten.

Als directeur wilt u tenslotte weten hoe het gaat met uw bedrijf. Diverse pakketten hebben een app of mobiel dashboard. Geen ellelange tabellen, alleen de hoofdlijnen. Waar nodig zoomt u even in. Zo zijn de cijfers en prestaties altijd binnen handbereik.

TIP 12. Zelf doen, automatiseren of uitbesteden?

Ondernemers worstelen vaak met de vraag: zelf doen, automatiseren of uitbesteden? Het is onmogelijk om voor elk vraagstuk iemand in dienst te nemen. Soms kan door de inzet van software enorme tijd worden bespaard. Of kan door efficiënt(er) werken enorme winst worden behaald. Ook kan tijdelijke inzet van een specialist enorm helpen. De juiste keuze hangt af van veel factoren. Neemt u contact met ons op voor meer informatie.

Bart Scheepens

Wilt u meer weten over dit onderwerp?

Neemt u dan contact op met Bart Scheepens

06 - 5130 3887 [email protected]