Automatisch incasseren van abonnementen is tegenwoordig aan de orde van de dag. Waar vroeger nog bij aanvang een flink aanschafbedrag betaald moest worden, zijn tegenwoordig steeds meer producten als abonnement verkrijgbaar. Hierdoor ontstaat er een andere situatie tussen klant en leverancier. Zo heeft de klant het voordeel dat er geen sprake meer is van een aanvangsinvestering. Ook kan de klant, rekening houdend met de geldende opzegtermijn, op elk gewenst moment afscheid nemen van het product. Voor de verkopende partij betekent dit dat meer tijd en energie moet worden gestoken in klantbehoud.

Naast een ander businessmodel is er ook contractueel sprake van een andere aanpak. In plaats van een eenmalige factuur is er sprake van een periodieke betaling, die idealiter middels automatisch incasseren wordt verwerkt. Waar moet u als ondernemer rekening mee houden als u start met de verkoop van abonnementen en het incasseren hiervan?

Wat is automatisch incasseren?

Bij automatische incasso wordt periodiek (vaak maandelijks) een vast bedrag afgeschreven van de bankrekening van de klant. De klant geeft eenmalig akkoord hiervoor. Daarbij dient rekening gehouden te worden met de wetgeving omtrent SEPA en de Wet van Dam. Zo heeft de klant gedurende een periode van 56 dagen de mogelijkheid om zonder opgaaf van reden het bedrag terug te laten storten op zijn rekening (storneren). Daarna heeft hij nog de mogelijkheid om bij de bank een MOI-verzoek (Melding Onterechte Incasso) in te dienen. Dit is echter niet kosteloos.

SEPA machtiging

Om een automatische incasso opdracht (eenmalig of periodiek) te laten starten, dient de klant een machtigingsformulier te tekenen, waarmee hij toestemming geeft om het bedrag automatisch te laten afschrijven van zijn bankrekening. Een SEPA machtiging kan zowel digitaal (via e-mail, SMS of online) als op papier worden gegeven.

Abonnements- en incassoproces automatiseren

Deze manier van transacties verwerken betekent een extra administratieve druk op de organisatie. Door dit proces te automatiseren kan enorme winst worden behaald. Dat gaat zelfs zo ver dat er niet tot nauwelijks nog een mensenhand aan te pas hoeft te komen.

Zo is het mogelijk om het bestelproces volledig te automatiseren (bijvoorbeeld via de website/webshop). Zeker bij abonnementsmodellen is ook automatisering van het facturatieproces een must. In de betere administratieve softwarepakketten zijn passende mogelijkheden voor de administratieve verwerking van de abonnementen en de financiële afwikkeling.

De voordelen van automatisering:

  • Goed zicht op de lopende abonnementen en klantafspraken
  • Mogelijkheid om verschillende abonnementen aan te maken en te verwerken
  • Mogelijkheid tot automatische verwerking van bestelproces tot het innen van de bedragen
  • Centrale documentatie van transacties, contracten en klantafspraken
  • Correcte, automatische afhandeling van alle incasso-opdrachten in één keer
  • Automatische verwerking van betaalde bedragen in de financiële administratie
  • Mogelijkheid om collectief prijswijzigingen door te voeren
  • Mogelijkheid om rapportages en forecasts te maken
  • Eenmalig goed implementeren

Door het proces eenmalig goed in te richten wordt enorm veel tijdwinst geboekt. Tijd die hierdoor vrijkomt voor klantbehoud en monitoring. Onze consultants kunnen u hierbij helpen. We ondersteunen u bij het inrichten en automatiseren van het proces. Ook helpen we bij de keuze van de juiste software en het leggen van koppelingen met bijvoorbeeld de website/webshop en de bank. Neemt u contact met ons op voor vragen of meer informatie.

Bart Scheepens

Wilt u meer weten over dit onderwerp?

Neemt u dan contact op met Bart Scheepens

06 - 5130 3887 b.scheepens@hrtbusiness.nl