Digitaal factureren heeft de laatste jaren een enorme groei doorgemaakt. U als ondernemer ontvangt ongetwijfeld een groot aantal facturen van uw leverancier(s) online. Bij de ene leverancier ontvangt u de factuur per e-mail, maar het kan ook zo zijn dat u moet inloggen op de portal van uw leverancier om de factuur daar te downloaden. In de meeste gevallen zal het een PDF-document zijn.

Vaak zien we in de praktijk dat klanten deze factuur vervolgens uitprinten, boeken in de administratie en bewaren in een ordner. Later wordt de factuur handmatig betaald via de website van de bank. Het oorspronkelijke e-mailbericht met PDF-factuur wordt soms opgeslagen in het mailprogramma van de medewerker, maar ook in de meeste gevallen wordt het e-mailbericht verwijderd.

Deze werkwijze is niet juist. De Belastingdienst schrijft namelijk voor dat organisaties de originele vorm van de factuur moeten bewaren. Krijgt u een factuur digitaal binnen? Dan bewaart u deze dus ook digitaal. Bekijk ook het bericht op de website van de Belastingdienst.

Digitale facturen eenvoudig bewaren

Een logische vervolgvraag is: hoe kunnen we deze digitale facturen eenvoudig bewaren? Alle losse mailtjes bewaren in het mailprogramma (zoals Outlook) is niet overzichtelijk, niet gemakkelijk te doorzoeken en de kans dat een e-mailbericht kwijt wordt geraakt is groot. En wat als een werknemer vertrekt en de mailbox wordt verwijderd? Ook het opslaan van de documenten op een server, laptop en/of USB-stick is niet ideaal.

Het zou bovendien ontzettend handig zijn als de factuur direct kan worden bewaard bij de boeking in de administratie. Of u nu zelf boekt of het aan uw accountant over laat. En waarom zoveel onnodige handelingen doen: factuur printen, handmatig boeken in de software, bewaren in ordner, handmatig betalen via de bank. Alles kan namelijk gemakkelijk in één handeling: met scan en herken software. U scant de factuur, deze wordt gematcht met uw financiële administratie en wordt ook direct op de juiste plaats toegevoegd aan het digitaal dossier.

De juiste keuze

Vroeger was dergelijke software erg prijzig, maar dat is al lang verleden tijd. Voor een klein bedrag per scan kunt u direct aan de slag. Een voorinvestering in software is niet nodig. De grote verschillen zitten vooral in prestaties, functionaliteit en koppelmogelijkheid met het financiële pakket. De juiste keuze kan per bedrijf verschillen.

HRT Business Solutions heeft scan & herken software van diverse merken vergeleken. Dat scheelt u onnodig zoeken en vergelijken. Wilt u meer weten over de mogelijkheden of wilt u scan & herken software eens kosteloos uitproberen? Neemt u dan contact met mij op.

Rianne Geevers

Heeft u vragen over dit onderwerp?

Neem dan even contact op met Rianne Geevers

06 - 3361 6089 Stuur mij een e-mail