Rechtspersonen zijn vanaf 1 juli van dit jaar verplicht om hun jaarrekening digitaal te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dat is bekend gemaakt in het Staatsblad middels een officieel besluit. In dit besluit staat vermeld op welke wijze het deponeren in het handelsregister dient te gebeuren. Daarin staat tevens voor welke groepen rechtspersonen dit besluit van toepassing is en welke documenten het betreft.

Standard Business Reporting (SBR) gebruiken

Tegenwoordig maken veruit de meeste bedrijven gebruik van een boekhoudsysteem. Gegevens kunnen daarom digitaal worden bewerkt en er zijn voldoende mogelijkheden om rapportages te genereren. Daarbij wordt aangeraden om gebruik te maken van een gestructureerd elektronisch formaat. Er is een uniforme standaard beschikbaar, genaamd Standard Business Reporting (SBR). Dit is een techniek/methode die in de bedrijfssoftware (boekhoudsoftware) beschikbaar is om gestandaardiseerd digitaal documenten aan te leveren.

De overheid (deponering), de Belastingdienst (aangifte) en/of uw bank (kredietrapportage) kunnen vragen om aanlevering via SBR. De aanlevering van de jaarrekening is vanaf 1 juli verplicht en het niet of te laat aanleveren betekent een boete. Het gebruik van SBR (en DigiPoort voor uniforme aanlevering van de documenten) zorgt voor een betrouwbare documentstroom richting genoemde instanties.

PKI certificaat aanvragen

Voor de elektronische aangifte maken veel softwarepakketten gebruik van een PKI Overheidsservices Certificaat. De kosten hiervoor bedragen € 600 per drie jaar. Er zijn softwarepakketten met een gratis PKI Verzamelcertificaat, waardoor u deze kostenpost dus kunt vermijden. De juiste pakketkeuze verschilt per bedrijf. Dit is namelijk afhankelijk van budget, gewenste functionaliteit, werkwijze, complexiteit van de bedrijfsprocessen, etc.

Software kiezen

Uit onderzoek blijkt dat op dit moment 21% van de jaarrekeningen via SBR wordt gedeponeerd. SBR is nog niet in alle softwarepakketten mogelijk. Gezien de tijd en kosten die ondernemingen elk jaar kwijt zijn met het opstellen en controleren van de jaarrekening loont het om te kijken naar geschikte software. HRT Business Solutions kan helpen bij zowel de pakketkeuze als de hulp bij het klaarmaken van de jaarrekening.

Over het besluit voor deze digitaliseringsslag is overeenstemming bereikt met een groot aantal belanghebbenden, zoals VNO-NCW, MKB-Nederland, de publiek-private SBR-raad en de Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants.

Termijn opstellen jaarrekening

De jaarrekening dient in principe binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar te worden opgesteld. De algemene vergadering kon deze termijn verlengen naar elf maanden. Dit is nu teruggebracht naar maximaal tien maanden. Hierdoor worden ook de uiterste deponeringstermijnen met een maand teruggebracht. Het is raadzaam de termijnen en de benodigde werkzaamheden te bespreken met uw financieel adviseur.

Hulp bij vragen

Het besluit is genomen, dus als ondernemer is het noodzakelijk om de benodigde voorbereidingen te treffen. De combinatie van wetgeving (wat wordt van u verwacht?) en het technische aspect (hoe implementeer ik dit?) wekt vragen op bij u als ondernemer. Wij helpen u daar graag bij. Neemt u contact met ons op en we ondersteunen u graag bij het kiezen van de aanpak die het best past bij uw organisatie.

Bart Scheepens

Wilt u meer weten over dit onderwerp?

Neemt u dan contact op met Bart Scheepens

06 - 5130 3887 [email protected]