Elvy Document Verwerking

Elvy is een slimme en betaalbare software oplossing, die zorgt voor het digitaliseren en automatiseren van documentstromen. Anders gezegd: het zorgt voor verwerking van gescande documenten in de juiste database.  De software is eenvoudig te installeren, is apparaat onafhankelijk en communiceert bovendien probleemloos met bijvoorbeeld financiële software en vele ERP-pakketten zoals Unit4 en Exact Online.

Elvy DS (Document Scanning) is ontwikkeld om inkoopfacturen sneller en eenvoudiger te kunnen verwerken. Maar u kunt er ook gemakkelijk allerlei andere documenten mee digitaliseren, zoals verkoopfacturen, werkbonnen/pakbonnen, personeelscontracten, offertes, opdrachtbevestigingen of bijvoorbeeld correspondentie die u wilt documenteren. Een groot voordeel is dat u direct eenvoudig de leveranciersgegevens kunt bijwerken. Goed om te weten is dat de applicatie zelflerend is: naarmate u het programma langer in gebruik heeft, worden inkomende documenten steeds correcter verwerkt.

Investeren in extra randapparatuur is niet nodig: het werkt namelijk met alle scanners. Ook facturen die al digitaal binnenkomen per e-mail kunnen verwerkt worden. Inboeken van facturen vraagt niet langer meer kostbare tijd. Het proces gaat daardoor een stuk sneller.

Digitaliseer inkomende facturen

Het softwarepakket combineert een compleet scala aan mogelijkheden met een eenvoudig te gebruiken programma. Het programma is namelijk ontwikkeld met de gebruiker  in het achterhoofd. Geen ingewikkelde procedures, geen omslachtige handleidingen. Direct aan de slag.

Een overzicht van de voordelen:

• Geen fouten meer die bij handmatig boeken ontstaan
• Veel snellere verwerking van facturen en documenten
• Compleet inzicht in de factuurstroom binnen uw organisatie
• Documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
• Geen papieren archief meer
• Volledige integratie met andere bedrijfssoftware
• Eenvoudig wijzigen en aanmaken van crediteurgegevens
• Geen limiet op aantal administraties of documenten
• Verwerken van verkoop- en inkoopfacturen
• Verwerken van diverse documenten zoals personeelsdossiers, kasbonnen en poststukken

Gebruiksvriendelijk

De software vraagt geen bijzondere technische kennis. Hierdoor is het een prettig pakket om mee te werken, ook voor medewerkers die minder ervaring hebben met computers en softwaregebruik. De implementatie is snel gerealiseerd en uw medewerkers kunnen direct aan de slag. Dit geeft u het voordeel van een administratie die altijd up-to-date is. Dus: meer grip op uw boekhouding en meer inzicht in uw cashflow.

Modules

De software bestaat uit verschillende modules, die elk een specifiek onderdeel van uw documentbeheer stroomlijnen.

Elvy Document Scanning (DS)

• Facturen komen binnen (papier of digitaal (pdf))
• Facturen worden naar het netwerk gescand
• Het “leest” de facturen en matcht de gegevens met de gegevens in de financiële administratie
• Het creëert een boekingsvoorstel
• Het boekt, na goedkeuring, het voorstel en koppelt de factuur aan de boeking

Elvy Inkomend Factuurregister

• Facturen worden gescand en ingeboekt
• De software blokkeert de betaling en start de fiattering in de webversie
• Alle fiatteuren keuren op hun beurt af of goed
• Op / aanmerkingen kunnen worden toegevoegd
• Als de fiatteringstroom is afgerond wordt de factuur vrijgegeven voor betaling

Elvy Document Archief

• U bepaalt zelf welke documenttype verwerkt zal worden.
• Alle ontvangen documenten worden met Elvy Document Scanning verwerkt en geregistreerd.
• Het zorgt er vervolgens voor dat, door de Automatische Herkenning, het document aan de juiste relatie wordt gekoppeld.
• Het document kan eventueel digitaal doorgezet worden naar de medewerkers die het moeten behandelen.
• Medewerkers zijn vervolgens in de gelegenheid het document te controleren en desgewenst met één druk op de knop goed te keuren, waarna het volledig automatisch doorgezet kan worden naar de volgende afdeling of direct gearchiveerd wordt.

Elvy Onkosten Declaratie

• Een medewerker scant een bonnetje in
• Vervolgens dient de medewerker zijn declaratie digitaal in
• De manager keurt de declaratie digitaal goed of af
• De administratie krijgt automatisch bericht dat de declaratie kan worden uitbetaald.

Elvy Kostenbeheersing & Verplichtingen

• Het laat u bedrijfsbudgetten eenvoudig registreren
• Medewerkers kunnen een aanvraag of bestelling indienen
• Na fiat wordt beslag gelegd op een deel van het budget
• Offertes e.d. worden door de medewerkers aangevraagd
• Na goedkeuring worden de aanvragen/bestellingen omgezet in verplichtingen
• Nota’s kunnen, ter goedkeuring, tegen de verplichting aangehouden worden
• U weet d.m.v. de centrale registratie direct welke verplichtingen uw onderneming is aangegaan
• Uw onderneming besteld of investeert niets zonder fiat van u of één van de verantwoordelijke managers

De software levert een waardevolle bijdrage aan de digitalisering van de (financiële) administratie en de automatisering van meerdere bedrijfsprocessen. Voor veel bedrijven en instanties is dit een laagdrempelige stap naar meer efficiëntie en een digitale organisatie. Wilt u meer weten over de mogelijkheden van Elvy of digitaliseringsmogelijkheden voor uw organisatie? Wij helpen u hier graag bij.