Een ERP oplossing kiezen: waar te beginnen?

“Wanneer u zich oriënteert op ERP systemen, dan zijn er veel zaken die uw keuze kunnen beïnvloeden. Welk voordeel zou uw organisatie kunnen hebben bij een ERP oplossing? En waarom is juist die ene oplossing beter voor uw organisatie dan die andere? Daarom is het belangrijk om eerst helder te krijgen wat een ERP pakket nu eigenlijk voor u kan betekenen.”

Bart Scheepens, Sales Consultant HRT Business Solutions

Wat is ERP en waarom hiervoor kiezen?

De afkorting ERP staat voor enterprise resource planning. Anders gezegd, ERP ondersteunt uw bedrijfsproces(sen), zoals bijvoorbeeld in- en verkoop, voorraad, productie, projecten, CRM en uw financiële administratie. Met een ERP oplossing combineren we deze deelgebieden in één omgeving, in één centrale database. En dat biedt voordelen, welke ik in dit document voor u heb beschreven.

Inzicht

Door het centraal vastleggen van uw informatie in uw database is deze direct beschikbaar voor alle belanghebbenden. Dubbele handelingen en de daarmee gerelateerde foutkansen worden hiermee geminimaliseerd. Als voorbeeld noem ik u het registreren van een product, waarvan in het magazijn zojuist het laatste exemplaar van het schap is gepakt. Met deze registratie is ook de afdeling verkoop direct op de hoogte en wordt voorkomen dat er loze beloftes aan andere klanten wordt gemaakt.

Rapportage

Doordat processen en de bijbehorende informatie centraal geregistreerd worden, wordt het mogelijk om er een betere, accurate rapportage van te maken. Een bedrijfsbreed dashboard met verschillende performance indicatoren (KPI’s) wordt hiermee ook voor u mogelijk. Analyses op omzet, marge (toegevoegde waarde), retouren, etc. kunnen niet alleen cijfermatig maar ook met ondersteunende grafieken realtime worden gepresenteerd.

Integratie

Door het combineren van de onderliggende gegevens uit de verschillende deelgebieden gaan deze elkaar versterken. Een voorbeeld: productafname gecombineerd met het betaalbedrag van uw afnemers geeft uw organisatie krachtige informatie over de klanten waarop u uw aandacht juist moet richten. En dat geldt natuurlijk ook voor producten (hardlopers, producten met de hoogste marge) in het magazijn en het inkoopproces.

Veiligheid

Van oudsher zijn sommige mensen er huiverig voor om gegevens centraal op één plaats op te slaan. Men is bang dat de informatie op enig moment niet beschikbaar is, kwijt raakt of zelfs gestolen wordt. Deze zorg is begrijpelijk, maar het is zo dat uw gegevens in een ERP database vele malen beter beschermd zijn, dan in Excel werkbladen op verscheidene losse PC’s (die vaak niet/minder beveiligd worden).

Bovendien staat u er niet alleen voor. Voor de fabrikant van de ERP-software geldt dat beveiliging een belangrijk aspect is. Als een dergelijke oplossing onveilig blijkt, levert dat een gigantische reputatieschade op voor de betreffende fabrikant. Daarnaast is het veel gemakkelijker om van een centrale database geautomatiseerd (en betrouwbaar) backups te maken, al dan niet online.

Workflow

Een bijkomend voordeel van een ERP oplossing is dat het de betrokken werknemers ‘dwingt’ te standaardiseren en processen te vereenvoudigen. Dit wordt vaak als reden gezien voor weerstand tegen een dergelijke oplossing. Vaak is er sprake van een bepaalde ‘aversie’ tegen de nieuwe werkwijze omdat deze ‘complexer’ of juist ‘omslachtiger’ zou zijn. Het is zo dat zodra mensen eenmaal gewend zijn aan de nieuwe werkwijze, ze er vaak achteraf erg blij mee zijn. ‘Hoe hebben we het ooit anders kunnen doen?’ Ook maakt standaardisatie het makkelijker om bepaalde normen te meten / behalen.

Processen automatiseren

Vanwege de doorgevoerde standaardisatie kan een ERP oplossing uw medewerkers werk uit handen nemen. Denk hierbij aan geautomatiseerde signalering van klanten die te laat betaald hebben, voorraden die onder het minimum voorraadniveau zijn gekomen en leveranciers die betaald moeten worden. Met een dergelijke signalering kunnen ook de vervolgstappen geïnitieerd worden en kunnen er automatisch aanmaningen verstuurd, producten besteld of betalingen voorgesteld worden.

Een ERP systeem kiezen

Dit zijn in het kort een aantal aandachtspunten bij de zoektocht naar de best passende ERP oplossing, maar er zijn er nog veel meer. Voor het MKB bestaan er veel verschillende ERP systemen. Een selectieproces biedt in zo’n geval uitkomst. Heeft u hierbij hulp nodig? Neem dan vrijblijvend contact met mij op.