Facturen die lang openstaan zijn een hoofdpijndossier voor veel bedrijven. Het beïnvloedt de cashflow in negatieve zin en ook moet bedrijven er extra tijd en energie in steken om de openstaande bedragen te innen. Om te bepalen hoe u dit probleem het hoofd biedt, is eerst te weten waarom facturen structureel (te) lang openstaan.

Volgens incassobureau GGN betaalt één op de acht organisaties steeds te laat. Voor 50% van deze organisaties geldt als reden financiële problemen. 33% van deze groep geeft als reden dat zij zelf andere betalingstermijnen hanteren richting hun klanten. Hieronder 11 tips om de gemiddelde betaaltermijn van facturen aanzienlijk te verlagen.

Kies uw klanten zorgvuldig (tip 1)

Heeft u veel klanten die structureel producten/diensten afnemen? Dan is het verstandig om ‘aan de voorkant’ zorgvuldig af te wegen of de klant aan zijn betaalverplichtingen kan/zal voldoen. Dit kan achteraf een hoop ellende besparen. Leer uw potentiële klant goed kennen alvorens een overeenkomst aan te gaan, bijvoorbeeld door een telefoongesprek of een persoonlijke afspraak. Kijk ook eens naar uw huidige klantenbestand om te zien in welk deel van de klantgroep langzaam of niet wordt betaald.

Contractueel afdekken (tip 2)

Een schriftelijke betalingsovereenkomst aangaan zorgt voor meer zekerheid. Als de klant een overeenkomst tekent waarin de betaalafspraken zijn vastgelegd dan wordt de kans op betaling van de factuur vergroot. Een akkoord per email of zelfs een mondelinge afspraak kan voor onnodige problemen zorgen.

Duidelijke betalingscondities (tip 3)

Als een klant duidelijk wordt geïnformeerd over de gewenste betaalvormen en –termijnen dan kan er bij een klant geen twijfel bestaan over de afspraken. Dit voorkomt discussie achteraf. In sommige branches is het bijvoorbeeld gangbaar om een termijn van 60 dagen te hanteren. Als uw organisatie altijd 30 dagen hanteert dan is het verstandig dit expliciet te melden.

Automatische incasso (tip 4)

Gemak dient de mens. Door automatisch te incasseren wordt de verantwoordelijkheid bij de klant weggehaald en wordt het bedrag geïnd op het moment dat de opdrachtgever dit wenst. Vergeten is dan simpelweg niet meer mogelijk.

Digitaal facturen versturen (tip 5)

Facturen per post raken zoek, belanden op het verkeerde bureau of worden zelfs weggegooid. Door facturen digitaal te versturen kunt u aantonen dat de factuur is verzonden en komt deze direct binnen op het e-mailadres dat de klant wenst. Verwerking in zowel de eigen administratie als de administratie van de klant is eenvoudiger. Technologische ontwikkelingen zoals e-voicing, scan herken software en UBL spelen hierop in.

Factureren op maat (tip 6)

Door te kiezen voor de facturatiemethode die de klant wenst, wordt de kans op snelle betaling aanzienlijk vergroot. Dit kan voor elke klant anders zijn. Daarom is het een optie om veel voorkomende betaalmogelijkheden aan te bieden. Ook de omschrijving op de factuur (wel of geen specificatie, toevoegen PO-nummer, etc.) kan bijdragen aan snellere beoordeling/accordering en betaling van de factuur.

 

Facturen betaald krijgen

 

Betalingsherinnering (tip 7)

Een betalingsherinnering versturen kan op meerdere manieren. De meeste bedrijven kiezen voor de traditionele vorm door vlak na het verlopen van de betaaltermijn een herinnering te versturen. Een alternatief met positieve inslag kan zijn om na levering contact te leggen met de klant om te vragen of alles naar wens is verlopen en in deze boodschap de klant te attenderen op de factuur. Dat komt minder opdringerig en positiever over.

Boeten of belonen (tip 8)

Late betalingen brengen bedrijfskosten met zich mee voor uw bedrijf. Daarom kiezen sommige bedrijven voor een boeteclausule bij late betaling of betalingskorting bij snelle betaling. Dit vergt extra administratieve handelingen en dient bovendien goed contractueel te worden vastgelegd.

Een goede relatie (tip 9)

Door een duurzame relatie op te bouwen met de klant kan al veel worden gewonnen. Dan is het bovendien veel gemakkelijker om een openstaande factuur op luchtige wijze te bespreken zonder direct de druk te moeten opvoeren. De betaalbereidheid is dan een stuk hoger. Vakblad Forbes geeft zelfs aan dat facturen met daarin de tekst “hartelijk dank” 5% eerder worden voldaan.

Duidelijke communicatie (tip 10)

Goed gastheerschap is het halve werk. Door de klant goed te behandelen en gedurende het gehele orderproces goed te informeren wordt de klantervaring verbeterd. Neem bijvoorbeeld even contact op als de levering vertraagd is. Een positief gevoel bij de klant leidt tot beter betaalgedrag.

Oplossingen zoeken (tip 11)

Natuurlijk zijn er ook situaties dat een klant niet kan betalen. Een klant in financiële problemen heeft vaak niet de ruimte om een factuur volledig te voldoen. Door samen afspraken te maken, kunnen soms juridische trajecten worden voorkomen. Dan is het beter om een gedeeltelijke betaling te krijgen in plaats van hoge gerechtskosten te moeten betalen om het bedrag te innen.

Factureren sneller betaald krijgen zorgt voor een betere liquiditeit. Bovendien scheelt het veel tijd en frustraties. Door te kiezen voor een efficiënte werkwijze en de juiste administratieve software kunnen prestaties enorm worden verbeterd. Wilt u van gedachten wisselen over uw situatie of wilt u eens een specialist mee laten kijken naar uw werkwijze? Neemt u dan contact met ons op.

Bart Scheepens

Wilt u meer weten over dit onderwerp?

Neemt u dan contact op met Bart Scheepens

06 - 5130 3887 b.scheepens@hrtbusiness.nl