Professionele offertes maken met Unit4 Multivers

Professionele offertes maken met Unit4 Multivers? Dat is zeker mogelijk! Met Unit4 Multivers kunt u namelijk veel meer dan alleen boekhouden. Zo ook een offerte opstellen. Dat is tenslotte waar het bij veel bedrijven mee begint. Offertes zorgen namelijk voor opdrachten en zijn zodoende de brandstof van het bedrijf.

Het offertetraject kan heel mooi geïntegreerd worden in Unit4 Multivers. Toch zien we nog regelmatig bedrijven die dit buiten Unit4 Multivers verwerken. Dit kan leiden tot inefficiëntie, onnodig tijdverlies en het gebrek aan monitoring en goede documentatie.

Het loont om het verkoopproces te integreren in Unit4 Multivers. Hierdoor kunnen leads adequaat worden opgevolgd. Ook zijn er korte lijnen met de andere afdelingen binnen het bedrijf, zoals inkoop, administratie en het uitvoerende deel van de organisatie. Enkele voordelen:

  • Altijd actueel inzicht in de pijplijn van het salesteam
  • Een offerte die wordt gepromoveerd naar order kan snel worden verwerkt
  • Alle contactmomenten en documenten vanuit verschillende afdelingen kunnen worden gekoppeld aan de relatie
  • Gemaakte afspraken liggen in één centraal systeem vast en zijn voor iedereen inzichtelijk
  • Geen dubbele invoer van gegevens en daardoor minder kans op fouten

Een offerte is dé manier om een (zakelijke) klant te overtuigen om voor uw organisatie te kiezen. het is daarom heel belangrijk om een goede presentatie neer te zetten. Dat gaat verder dan alleen een opsomming van de kosten. Door aandacht te besteden aan de inhoud en de presentatie van de aangeboden diensten/producten krijgt de klant het gevoel dat er aandacht is besteed aan zijn/haar aanvraag. Een heldere uiteenzetting van het aanbod zorgt ervoor dat de klant gemakkelijker de opdracht aan u zal verstrekken.

Een professionele offerte maken kan tijdrovende klus zijn. In Unit4 Multivers kunt u het offerteproces aanzienlijk versnellen en door gebruik te maken van de add-on SmartDoc+ maakt u razendsnel de mooiste offertes. Meer snelheid en een hogere slagingskans dus!

Unit4 Multivers en SmartDoc+

Unit4 Multivers en SmartDoc+ combineren is heel eenvoudig. U maakt de offerteregels aan in Unit4 Multivers. Op basis hiervan wordt een offerte in Word gegenereerd door SmartDoc+. Het Word-document wordt automatisch gevuld met de informatie die u in de offerte wilt vermelden. Denkt u hierbij aan:

  • Een begeleidend schrijven met een korte toelichting, inclusief de contactgegevens van de klant
  • Een prijsopgave met een uiteenzetting van alle producten/diensten die u in de offerteregels heeft gekozen
  • Uitgebreide omschrijving en beeldmateriaal per gekozen product/dienst
  • Een contractblad waar de klant kan tekenen
  • Algemene voorwaarden

Smartdoc offerte voorbeeld

 

In het Word-document kan automatisch de briefpapier-template van uw organisatie worden ingeladen. Ook zijn er extra mogelijkheden zoals meertaligheid, meerdere soorten opmaak en het automatisch groepen van artikelen. De offerte in Word is direct klaar voor verzending en kunt u, indien gewenst, nog tot in detail aanpassen.

Het voordeel van deze werkwijze is dat de offerteregels direct in Unit4 Multivers staan. Promoveren naar order is heel eenvoudig. Het offertedocument in Word kunt u koppelen aan de relatie (wanneer u gebruik maakt van Document Management). Kortom, op deze manier maakt u binnen een paar minuten zeer uitgebreide , professionele offertes. U bespaart zo veel tijd en bovendien heeft de klant het gevoel dat er veel tijd en aandacht is besteed aan een goed voorstel.

Webinar

Wilt u een demo over de mogelijkheden binnen Unit4 Multivers en de meerwaarde van SmartDoc+? Bekijk dan het opgenomen webinar.

Wilt u meer weten over het maken van offertes met Unit4 Multivers en/of het gebruik van de add-on SmartDoc+? Neemt u dan contact met ons op.

Rianne Geevers

Heeft u vragen over dit onderwerp?

Neem dan even contact op met Rianne Geevers

06 - 3361 6089 Stuur mij een e-mail