Administratie? Boekhouden? Grootboekrekeningen? Van oudsher iets wat alleen de mensen van de financiële afdeling leken te begrijpen. Maar door alle technische ontwikkelingen is het traditionele boekhouden voltooid verleden tijd. Met slimme tools kun je gegevens automatisch verwerken. De gemakkelijkste is een koppeling van het boekhoudpakket met de bank, waarmee bankmutaties automatisch in het boekhoudpakket worden verwerkt. Een ander voorbeeld is het verwerken van inkoopfacturen via scan- en herkenoplossingen, waarin tevens de autorisatie van deze facturen door de verantwoordelijke persoon binnen de organisatie regelt.

Aanpak vanaf de bron

Bij het inzetten van dergelijke tools om het administratieve proces te digitaliseren en optimaliseren, is het van belang om ook de onderliggende processen mee te nemen en te starten bij het begin van het proces. Wanneer het namelijk vanaf de bron wordt aangepakt, wordt de grootste efficiency behaald. Een voorbeeld: een scan- en herkenoplossing is een uitstekende toevoeging aan het boekhoudpakket, maar als nog steeds alle digitaal ontvangen facturen worden uitgeprint en vervolgens samen met de per post ontvangen facturen periodiek door de scanner worden gehaald, dan is weliswaar de administratie gedigitaliseerd, maar ook niet veel meer dan dat.

Digitale Administratie

Voor kleinere (startende) ondernemers geeft de stand van de bankrekening een vrij aardig beeld van hoe het met de onderneming gaat. Hoewel daarbij natuurlijk wel rekening moet worden gehouden met te betalen belastingen, aflossingen op ontvangen leningen, investeringen e.d. Maar dat is dan nog te overzien.

Zodra de onderneming groeit, groeit ook de behoefte aan managementinformatie om de onderneming te sturing te geven. Met een up-to-date administratie is deze informatie eenvoudig te genereren. Ofwel direct vanuit het boekhoudpakket, ofwel door gebruik te maken van een rapportagetool die de gegevens daaruit ophaalt. Op die manier kan elke ondernemer zijn cijfers prima volgen, zonder dat hij kennis heeft van het traditionele boekhouden.

Cijfers zijn geen doel op zich in een administratie

In de praktijk zien we regelmatig dat er enthousiast wordt gereageerd op de mogelijkheden van digitalisering, maar dat er sommige bedrijven toch de stappen niet maken. De waan van de dag (te druk), een traditionele denkwijze binnen de organisatie of bij de accountant/boekhouder (we doen het al jaren zo) of de vrees een nieuwe applicatie te moeten leren.

Dat is juist een reden om te kijken of het beter kan. Beter in de zin van een lagere foutkans, tijdsbesparing en/of kostenbesparing, maar ook in de zin van meer en sneller inzicht in je cijfers. En dat inzicht is als ondernemer nodig om beslissingen te nemen voor het bedrijf! En daar gaat het uiteindelijk om. Cijfers blijven een middel, geen doel op zich.

HRT Business Solutions helpt u daarbij. We hebben namelijk alles in huis om ondernemers te helpen bij het realiseren van een digitale administratie. Wilt meer informatie over dit onderwerp of van gedachten wisselen hoe u winst kunt behalen op dit vlak?

Rianne Geevers

Heeft u vragen over dit onderwerp?

Neem dan even contact op met Rianne Geevers

06 - 3361 6089 Stuur mij een e-mail
Bart Scheepens

Wilt u meer weten over dit onderwerp?

Neemt u dan contact op met Bart Scheepens

06 - 5130 3887 [email protected]