Scan en herken software pakketten, ze schieten als paddenstoelen uit de grond. Zowel voor accountantskantoren als ondernemers is het een interessante, nieuwe applicatie die ‘het leven’ absoluut vergemakkelijkt.

Facturen (en andere documenten) invoeren en toevoegen aan een digitaal dossier is binnen organisaties een tijdrovende klus. Bovendien is het saai en simpel werk. Alleen dit al is een reden om deze klus te automatiseren. Tel daarbij op de kans op fouten (die alleen maar groter wordt bij eentoniger werk) en de dure uren van een medewerker. De medewerker komt weer beschikbaar voor kosten verlagende of omzet verhogende werkzaamheden.

In een tijd waarin de meest uiteenlopende vervelende klusjes worden geautomatiseerd, mag een oplossing voor het scannen en herkennen van facturen niet ontbreken. Tot voor kort was software hiervoor duur. In de afgelopen periode zijn diverse softwareontwikkelaars hierop gedoken met als resultaat scherp geprijsde en zeer gebruiksvriendelijke pakketten in abonnementsvorm. Betalen per scan, vaak zonder voorinvestering.

Beste scan en herken software

Scan-herken software is daarom nu voor elk bedrijf, groot en klein, beschikbaar. Maar wat is het beste scan en herken pakket? Daarop is geen eenduidig antwoord te geven, want de pakketten verschillen slechts op details van elkaar. Hieronder een overzicht van de belangrijkste verschillen/aandachtspunten:

  • Prijs: alleen betalen per scan of een vast maandbedrag en geen/lagere kosten per scan?
  • Is er een app beschikbaar voor het scannen en/of fotograferen van bonnetjes?
  • Is er een directe koppeling met uw boekhoudpakket/ERP-pakket?
  • Worden facturen/documenten direct verwerkt in de boekhouding of zit er een nacht verwerkingstijd op?
  • Is het ook mogelijk om andere documenten (orderbonnen, offertes, …) te scannen en deze toe te voegen in het digitaal dossier van uw administratie?
  • Moet u zelf nog een controle doen op elke gescande factuur?
  • Wat is het percentage herkenning en is het systeem ‘self-learning’?
  • Welke autorisatiemogelijkheden zijn er? Is het mogelijk om facturen goed te keuren, voordat deze worden verwerkt in de boekhouding?
  • Is het mogelijk om facturen en/of factuurregels op te splitsen of samen te voegen?
  • Worden facturen automatisch herkend qua kostenpost? Bijvoorbeeld: Vodafone is telefoonkosten?
  • Is de applicatie al klaar voor UBL?

Wat is UBL?

UBL staat voor Universal Business Language en is/wordt de nieuwe standaard voor elektronische administratie. Tal van landen, waaronder Nederland, hebben zich geconformeerd aan deze ‘zakelijke taal’ met als doel een uniforme opzet van bedrijfsmatige documenten, zoals facturen, orderbonnen, etc. UBL maakt het mogelijk om razendsnel documenten te lezen en herkennen.

Hulp bij de keuze van scan en herken software

HRT Business Professionals heeft veel scan en herken software pakketten met elkaar vergeleken en kan hierdoor, kijkend naar uw bedrijfssituatie, een uitstekend advies geven. Dit scheelt u enorme tijd en bovendien weet u zeker dat u het pakket in huis haalt dat aansluit bij uw wensen.

Neemt u contact met ons op en we helpen u graag verder:

Bart Scheepens

Wilt u meer weten over dit onderwerp?

Neemt u dan contact op met Bart Scheepens

06 - 5130 3887 b.scheepens@hrtbusiness.nl