Unit4 Multivers koppelen aan andere software applicaties is mogelijk. Het leggen van koppelingen is vandaag de dag een wens van veel ondernemers. Het is een trend van de laatste jaren. Waar vroeger veel organisaties één groot softwarepakket hadden dat alle functionaliteiten afdekte, is het tegenwoordig heel gangbaar om veel kleine applicaties te hebben die elk een specifieke behoefte van de organisatie invullen.

Abonnement model

Onderzoek wees uit dat een MKB-bedrijf gemiddeld 17 software applicaties gebruikt ten behoeve van de bedrijfsvoering. Daarbij wordt veelal gekozen voor abonnementen, ook wel SaaS (Software as a Service) genoemd. Het voordeel van abonnementen is dat er geen aanvangsinvestering noodzakelijk is en dat opzeggen vaak eenvoudig is, doordat met maandcontracten wordt gewerkt.

In de cloud

Deze zogeheten SaaS-oplossingen worden veelal in de cloud aangeboden. Dit heeft als voordeel dat het geen capaciteit kost op de eigen serveromgeving en ook de belasting van de eigen ICT-afdeling een stuk minder is. De verantwoordelijkheid ligt namelijk bij de aanbieder van de software. Ook updates en back-ups worden normaliter door de SaaS-aanbieder uitgevoerd. Een ander voordeel van een cloudapplicatie is dat het overal toegankelijk is via een device dat met internet is verbonden.

Koppeling boekhoudpakket cloud

De rol van ICT

De rol van de ICT-verantwoordelijke(n) verandert door deze ontwikkelingen naar een ‘spin in het web’-functie. Zo is het belangrijk dat er goed gekeken wordt naar gebruikersbeheer. Wie heeft toegang tot welke applicaties? Wie heeft welke rechten? Ook uitdiensttreding is een belangrijk aandachtspunt, want het is natuurlijk niet wenselijk als een vertrokken medewerker nog kan inloggen op bedrijfsapplicaties.

Voordelen

Uitgaande van 17 software applicaties wordt er behoorlijk wat data gegenereerd en door de organisatie ‘gepompt’. Hierdoor is er veel vraag naar het koppelen van software. Daarbij is Unit4 Multivers in veel gevallen betrokken. Dat is namelijk de applicatie die een centrale rol vervult binnen de organisatie, aangezien hierin waardevolle klantgegevens, financiële transacties en andere belangrijke data zoals offertes, orders, contactgegevens, contactmomenten, documenten, etc.

Hoe beter dat al deze gegevens inzichtelijk en beschikbaar zijn, hoe meer voordelen het oplevert voor de organisatie. De voordelen op een rijtje:

  • Betere stuurinformatie voor directie/management
  • Voorkomen van dubbel invoerwerk voor medewerkers
  • Beter inzicht in klantbehoeften voor sales en marketing
  • Beter inzicht voor de financiële administratie
  • Minder fouten door inconsistente gegevens in verschillende systemen

Koppelvlakken

De vraag naar koppelingen is groot en het landschap van applicaties is zeer divers. Op de vraag hoe software te koppelen kan geen eenduidig antwoord worden gegeven. Dat hangt namelijk af van hoe toegankelijk de software applicaties zijn die u wilt koppelen. Unit4 Multivers heeft diverse mogelijkheden om een koppeling tot stand te brengen. De mogelijkheden op een rijtje:

  1. API

API staat voor Application Programming Interface. We willen het verhaal niet te technisch maken. Belangrijk om te onthouden is: heeft een applicatie een API dan is het mogelijk om een koppeling te leggen en gegevens uit te wisselen. Unit4 Multivers heeft een API.

  1. Import/Export

Import/export: heeft de software een mogelijkheid om de gewenste gegevens te exporteren naar een bestand (bijvoorbeeld .csv) dan zijn er mogelijkheden om de export in te lezen in bijvoorbeeld Unit4 Multivers. Het nadeel hiervan is dat er handmatige acties zijn vereist om gegevens te delen en er geen sprake is van een live koppeling. Gegevens zijn hierdoor alleen actueel direct na een import.

  1. Taskmanager

Taskmanager kan worden ingezet als ‘middleware’, simpel gezegd een doorgeefluik. Is een koppeling op een andere manier te kostbaar of complex, dan is Taskmanager een uitkomst. Een ander voordeel van Taskmanager is dat deze tool veel meer kan dan alleen het doorsluizen van gegevens. Er kunnen bijvoorbeeld ook controles worden ingebouwd en triggers worden gegenereerd. Door dit te automatiseren worden medewerkers ontlast en ondersteund bij hun werk.

  1. UBC

UBC staat voor Unit4 Business Connector. Dit is een koppelvlak dat overeenkomsten heeft met de API. API is de nieuwe standaard en verdient tegenwoordig de voorkeur. De UBC kan alleen gebruikt worden als u werkt met de offline versie van Unit4 Multivers.

 

API koppeling

Voorbeelden uit de praktijk

In de loop der jaren hebben we veel koppelingen mogen realiseren voor onze opdrachtgevers. Hieronder een overzicht van populaire koppelingen:

Unit4 Multivers koppelen aan de webshop
Webshops schieten als paddenstoelen uit de grond en ook steeds meer bestaande bedrijven starten met een webshop als onderdeel van de bedrijfsvoering. Door deze koppeling kunnen zowel klantgegevens, orders als financiële gegevens worden uitgewisseld, waardoor de afhandeling van orders geautomatiseerd verloopt, van bestelling tot betaling.

Unit4 Multivers koppelen aan de bank
Unit4 Multivers heeft geïntegreerde koppelingen met de grotere banken, te weten Rabobank, ING, ABN Amro en Triodos. Een dergelijke koppeling is zo gelegd. Koppelen met een andere bank? Informeer naar de mogelijkheden. Een koppeling met de bank maakt het mogelijk om bankafschriften in te lezen, deze te matchen met openstaande facturen en betaalopdrachten naar de bank te verzenden.

Unit4 Multivers koppelen aan een branchepakket
In veel sectoren wordt gewerkt met branchepakketten. Een branchepakket automatiseert de belangrijkste werkprocessen die in betreffende branche gangbaar zijn. Vaak is er geen financiële module aanwezig.

Unit4 Multivers koppelen aan rapportage software
Om nog gedetailleerder inzicht te krijgen in de prestaties kiezen veel organisaties voor extra rapportagemogelijkheden. De mogelijkheden in Unit4 Multivers zijn groot, maar soms niet toereikend. Een additionele rapportagetool is dan een uitkomst en dan mag een koppelen met de belangrijkste databron, te weten Unit4 Multivers, niet ontbreken.

Overige koppelingen
Dit is slechts een kleine greep uit de vele ‘koppelbehoeften’. In de loop der jaren hebben we de meest uiteenlopende connecties gelegd, waaronder ook koppelingen met software voor ERP, Salaris & HRM, projecten, tijdregistratie, productie, documentbeheer, facturatie, CRM, marketing/nieuwsbrief, declaraties, etc.

Wat zijn uw wensen?

Er zijn legio mogelijkheden om te koppelen en de winst die hiermee wordt behaald is groot. Reken maar eens uit wat het waard is als er minder fouten worden gemaakt, geen dubbel invoerwerk meer is en doordacht kan worden gestuurd op cijfers. Dit maakt het werk leuker en vergroot het succes van de organisatie.

Wat zijn uw wensen om applicaties te koppelen? Laat het ons weten en we kijken graag samen met u naar de mogelijkheden om dit te realiseren.

Bart Scheepens

Heeft u vragen over dit onderwerp?

Neem dan even contact op met Bart Scheepens

06 - 5130 3887 Stuur mij een e-mail