Werk je op een flexplek? Zo houd je je data veilig

Steeds meer professionals maken gebruik van flexplekken. Logisch, want het biedt vrijheid, gemak en vaak ook inspiratie om eens ergens anders dan thuis of op kantoor te werken. Maar die flexibiliteit brengt ook een belangrijk aandachtspunt met zich mee: de veiligheid van je data. Of je nu werkt aan klantinformatie, financiële documenten of interne strategieën – je wilt niet dat dit op straat komt te liggen. In dit blog lees je praktische en direct toepasbare tips om jouw gegevens optimaal te beschermen wanneer je werkt op een flexplek.

Niet elke tafel in een koffietent of coworking space is even geschikt voor vertrouwelijk werk. Ga bij voorkeur niet midden in een drukke ruimte zitten, zeker niet als je regelmatig vertrouwelijke documenten op je scherm hebt staan. Zoek een plekje waar je scherm niet direct zichtbaar is voor voorbijgangers. Gebruik eventueel een privacy filter voor je laptop, zodat anderen niet kunnen meekijken. Wil je naast veilig werken ook een fijne locatie met faciliteiten zoals stilteplekken en goed internet? Dan kun je via Flexwerkplek.nl eenvoudig een passende plek vinden. Heb je daarnaast ook een ruimte nodig om klanten te ontvangen of te brainstormen met collega’s? Dan kun je wellicht beter een vergaderruimte huren.

Een van de belangrijkste maatregelen die je kunt nemen, is het gebruik van een VPN (Virtual Private Network). Hiermee wordt je internetverkeer versleuteld, zodat kwaadwillenden geen toegang krijgen tot je gegevens via een openbaar WiFi-netwerk. Gratis VPN’s zijn verleidelijk, maar kies liever een betrouwbare betaalde variant. Deze zijn stabieler en bieden betere beveiliging.

Het klinkt simpel, maar veel mensen stellen updates uit. Daarmee stel je je systeem onnodig bloot aan kwetsbaarheden. Zorg ervoor dat je besturingssysteem, antivirussoftware en applicaties altijd up-to-date zijn. Gebruik daarnaast unieke en sterke wachtwoorden voor je accounts, bij voorkeur in combinatie met tweefactorauthenticatie. Een wachtwoordmanager helpt je om ze veilig op te slaan.

Openbare netwerken zijn niet de plek om grote hoeveelheden gevoelige informatie te delen of te downloaden. Wacht liever tot je weer op een veilige netwerkverbinding zit, zoals thuis of op een beveiligd bedrijfsnetwerk. Als je toch iets moet versturen, gebruik dan versleutelde communicatiemiddelen zoals Signal of een beveiligd cloudplatform met end-to-end encryptie.

Even een koffie halen of naar het toilet? Laat je laptop nooit onbeheerd achter. Vergrendel je scherm als je ook maar kort wegloopt, zelfs al zit je in een rustige coworking omgeving. Dit verkleint het risico dat iemand snel je bestanden opent of informatie kopieert terwijl jij afwezig bent.

Een onbekende USB-stick in je laptop steken kan funest zijn. Kwaadaardige software kan zich op die manier eenvoudig toegang verschaffen tot je systeem. Gebruik alleen opslagapparaten van jezelf of van betrouwbare bronnen. Als je vaak op flexplekken werkt, overweeg dan om cloudopslag te gebruiken in plaats van fysieke opslagmedia.

Werken vanuit de cloud is niet alleen handig, het kan ook veiliger zijn – mits je kiest voor een goed beveiligd platform. Zo zijn je documenten minder kwetsbaar voor verlies bij diefstal of beschadiging van je hardware. Let er wel op dat je een dienst gebruikt die voldoet aan de AVG en andere geldende privacywetgeving.

Hoewel sommige flexlocaties computers of andere apparatuur aanbieden, is het veiliger om altijd je eigen laptop, tablet of smartphone te gebruiken. Je weet dan zeker dat alleen jij controle hebt over de software, updates en beveiligingsinstellingen. Vermijd ook het aansluiten op gedeelde printers of netwerken zonder wachtwoord.

Ook op flexplekken geldt: mensen zijn nieuwsgierig. Let op wie er in je buurt zit en of iemand mogelijk mee kan kijken op je scherm. Werk je met vertrouwelijke informatie? Dan is het belangrijk dat je bewust bent van je omgeving. Zet je schermhelderheid wat lager en werk indien nodig met een privacy filter.

Mocht er toch iets misgaan, dan is een goede back-up onmisbaar. Maak regelmatig automatische back-ups naar een beveiligde cloudopslag of een versleutelde externe harde schijf. Zo kun je altijd weer terugvallen op een recente versie van je bestanden. Controleer ook of de opslaglocatie van jouw back-up goed beveiligd is.

Of je nu regelmatig of af en toe een flexplek gebruikt, het is cruciaal dat je bewust omgaat met digitale veiligheid. Met een paar eenvoudige maatregelen kun je jouw gegevens al veel beter beschermen. Zeker als je werkt op locaties waar ook anderen toegang hebben tot het netwerk of je werkplek.