Kopie identiteitsbewijs door opdrachtgever niet langer toegestaan

Het bewaren van identiteitsbewijzen van mensen die voor het bedrijf werken was voorheen vereist en dus toegestaan, zowel voor eigen werknemers als voor ZZP-ers die voor het bedrijf werkzaam waren. De opdrachtgever (lees: werkgever) was namelijk verplicht om de identiteit vast te stellen en moest een kopie van het identiteitsbewijs in de administratie worden opgenomen. Daar is nu verandering in gekomen in het geval van ingehuurde ZZP-ers.

Op 1 mei 2016 is de VAR (Verklaring Arbeidsrelatie) afgeschaft en vervangen door de Wet DBA. Hiermee is de wettelijke basis komen te vervallen om het ID-bewijs van een opdrachtnemer op te slaan en dit is dus ook niet meer toegestaan.

Voor werknemers is het een ander verhaal. Als werkgever geldt de verplichting de identiteit van de werknemer te controleren. Ook dient een kopie van identiteitsbewijs (paspoort of identiteitskaart) in de administratie bewaard te worden. Voor opdrachtnemers (zoals ZZP-ers) en ook uitzendkrachten geldt de bewaarplicht dus niet meer, aangezien deze groep niet bij het bedrijf in dienst is.

Het is belangrijk om zorgvuldig om te gaan met de geldende wetgeving met betrekking tot het opslaan en gebruiken van identiteitsbewijzen. Zo is het bijvoorbeeld verboden om ID-bewijzen aan derden (zoals een onderaannemer) beschikbaar te stellen. Hierop geldt één uitzondering, namelijk werknemers uit het buitenland. Dan moet volgens de Wet Arbeid Vreemdelingen wel een identiteitsbewijs worden afgegeven.

Het opslaan van identiteitsdocumenten is niet meer toegestaan. Daarentegen wordt het wel aangeraden om de identiteit van mensen die voor de organisatie werken wel te controleren. Deze controle kan eenmalig plaatsvinden bij de eerste werkdag, maar mag ook bij elke binnenkomst worden gecontroleerd. Dat geldt voor toegang tot het fysieke bedrijfspand en ook voor andere werklocaties, zoals een bouwplaats. Een rijbewijs volstaat voor werknemers met de Nederlandse nationaliteit. Buitenlandse arbeidskrachten dienen wel een paspoort of identiteitsbewijs op zak te hebben.