Een verhuizing van een kantoor of bedrijfspand is geen kwestie van dozen inpakken. Het raakt de werkprocessen, de bereikbaarheid van medewerkers en in sommige gevallen ook klantrelaties. Toch wordt er in de praktijk te weinig tijd ingeruimd voor een goede voorbereiding.
De meest onderschatte factor: tijd
Bedrijven schatten de doorlooptijd van een verhuizing structureel te laag in. Een verhuizing van een kantoor met 20 medewerkers vraagt minimaal drie maanden voorbereiding als je het netjes wil doen. Denk aan opzegtermijnen van het huidige pand, aanpassing van inschrijvingen bij de Kamer van Koophandel, het regelen van telecom en internet op de nieuwe locatie en de communicatie naar klanten. Dat zijn stuk voor stuk zaken die niet op de dag zelf geregeld kunnen worden.
IT en infrastructuur: de grootste bottleneck
In de praktijk is de IT-infrastructuur de grootste bron van vertraging bij een verhuizing bedrijf. Servers verplaatsen, netwerkkabels aanleggen en werkplekken opnieuw inrichten kost meer tijd dan verwacht. Doe dit niet op de dag van de verhuizing zelf. Plan een aparte IT-dag in, bij voorkeur een dag of twee voor de feitelijke verhuisdag.
Wat een gespecialiseerde verhuizer anders doet
Een reguliere verhuizer verplaatst spullen. Een gespecialiseerde bedrijfsverhuizer begrijpt dat bedrijfscontinuïteit centraal staat. Dat betekent: werken buiten kantooruren, gefaseerd verhuizen zodat afdelingen operationeel blijven en ervaring met het verplaatsen van kantoorinventaris zoals servers, archieven en speciale apparatuur.
Controleer bij het selecteren van een partij altijd of ze verzekerd zijn voor bedrijfsschade bij beschadiging van apparatuur. Dat is een punt dat er bij particuliere verhuizingen minder toe doet, maar zakelijk wél van belang is.
Na de verhuizing: wat veel bedrijven vergeten
Het nieuwe pand is betrokken, maar daarmee ben je er niet. Adressen op de website, facturen, visitekaartjes en Google Bedrijfsprofiel moeten worden bijgewerkt. Een verkeerd adres op Google kost je klanten, simpelweg omdat mensen dan niet kunnen vinden waar je zit. Maak er een checklist van en wijs één persoon aan die verantwoordelijk is voor de afhandeling.
Reactie schrijven