“Iedere organisatie heeft haar vaste HR werkprocessen en routines. Het is altijd goed om structureel kritisch naar uw administratieve HR processen te kijken. Heeft u nog wel de meest efficiënte manier van werken? Zijn er nieuwe (technologische) ontwikkelingen op het gebied van het inrichten van HR processen? Dit zijn twee essentiële vragen die u helpen om concurrerend te blijven. Bijvoorbeeld het indienen van declaraties.”

“Valt het u ook op dat dat enkele HR processen binnen uw bedrijf onnodig veel tijd kosten en voor vertraging zorgen? Dit heb ik onlangs meegemaakt bij één van mijn opdrachtgevers en dit proces wil ik graag met u delen.”

Praktijkvoorbeeld

De situatie bij een opdrachtgever was als volgt: er werken circa 400 medewerkers voor de onderneming. De kernactiviteiten van de medewerkers zorgden voor veel afwisselende dienstreizen. De medewerkers rijden van project A naar B, naar C, stoppen tussendoor nog bij het hoofdkantoor voor een meeting en rijden vervolgens door naar project DResultaat: enorm veel handmatige kilometer declaraties.

Wij willen onze opdrachtgevers graag ontzorgen. Het is voor deze organisatie van belang dat de medewerkers zich volledig kunnen richten op hun kerntaken. Om deze onnodige grote administratiepost voor de medewerkers te vergemakkelijken heb ik het hele declaratieproces geautomatiseerd.

Inrichten efficiëntere methode declaraties

Uiteraard is deze procesautomatisering niet van de één op andere dag gerealiseerd. Na het signaleren van dit verbeterpunt ben ik gaan onderzoeken welke mogelijkheden er zijn op het gebied van declaraties automatisering. Wij hebben ervaring met verschillende software oplossingen. Uiteindelijk is gekozen voor een declaratie app. Deze app (en tevens website) hebben we volledig naar wens van de organisatie kunnen inrichten.

Resultaat: erg veel tijds- en kostenbesparing!

Inmiddels maken alle medewerkers gebruik van deze applicatie op hun telefoon. Via een GPS-signaal berekent de app automatisch de gereden kilometers en kunnen ze voor andere onkosten gemakkelijk een foto van bijvoorbeeld een bonnetje toevoegen. Aan het eind van de maand voegen ze alle declaraties samen, waardoor de leidinggevende in één overzicht de kosten kan goedkeuren. Dit gebeurt met welgeteld twee drukken op de knop.

De opdrachtgever was erg tevreden met deze procesoptimalisatie. De medewerkers hebben nu meer tijd om zich op de kernwerkzaamheden te richten. Een ander bijkomend voordeel is dat de medewerkers nu op tijd zijn met het inleveren van de declaraties. Bovendien worden deze via de loonadministratie geautomatiseerd betaald, waardoor ook de administratie tijd over heeft.

Een ervaring van een medewerker: ‘Erg fijn deze app! Het kostte me veel minder moeite om de kosten te declareren en heb zelf veel beter overzicht. Mijn mobiele telefoon heb ik altijd bij de hand, dus het kost me totaal geen moeite!’

Dit is slechts een voorbeeld van een oplossing. Wij gaan altijd te werk vanuit het vraagstuk en de specifieke situatie, wensen en behoeften van de opdrachtgever. We bekijken, samen met de opdrachtgever, naar de best passende oplossing voor onder meer HR– en software gerelateerde cases. Ik kom graag eens bij u langs of we iets kunnen betekenen.

Niels de Boer Amsterdam

Heeft u vragen over dit onderwerp?

Neem dan even contact op met Niels de Boer

06 2029 6477 Stuur mij een e-mail