“Iedere organisatie heeft haar vaste HR werkprocessen en routines. Het is altijd goed om structureel kritisch naar uw administratieve HR processen te kijken. Heeft u nog wel de meest efficiënte manier van werken? Zijn er nieuwe (technologische) ontwikkelingen op het gebied van het inrichten van HR processen? Dit zijn twee essentiële vragen die u helpen om concurrerend te blijven. Bijvoorbeeld het indienen van declaraties.”
Praktijkvoorbeeld: er werken circa 400 medewerkers voor de onderneming. De kernactiviteiten van de medewerkers zorgden voor veel afwisselende dienstreizen. De medewerkers rijden van project A naar B, naar C, stoppen tussendoor nog bij het hoofdkantoor voor een meeting en rijden vervolgens door naar project D. Resultaat: enorm veel handmatige kilometer declaraties.
Het is voor een organisatie van belang dat de medewerkers zich volledig kunnen richten op hun kerntaken. Om deze onnodige grote administratiepost voor de medewerkers te vergemakkelijken kan het hele declaratieproces worden geautomatiseerd.
Inrichten efficiëntere methode declaraties
Uiteraard is deze procesautomatisering niet van de één op andere dag gerealiseerd. Na het signaleren van dit verbeterpunt kun je onderzoeken welke mogelijkheden er zijn op het gebied van declaraties automatisering. De ervaring leert dat met verschillende software oplossingen wordt gewerkt. Een declaratie app biedt uitkomst.
Resultaat: erg veel tijds- en kostenbesparing. Inmiddels maken steeds meer medewerkers gebruik van zo'n applicatie op hun telefoon. Via een GPS-signaal berekent de app automatisch de gereden kilometers en kunnen ze voor andere onkosten gemakkelijk een foto van bijvoorbeeld een bonnetje toevoegen. Aan het eind van de maand voegen ze alle declaraties samen, waardoor de leidinggevende in één overzicht de kosten kan goedkeuren. Dit gebeurt met welgeteld twee drukken op de knop.
Voor de opdrachtgever is procesoptimalisatie het grote voordeel. De medewerkers hebben nu meer tijd om zich op de kernwerkzaamheden te richten. Een ander bijkomend voordeel is dat de medewerkers nu op tijd zijn met het inleveren van de declaraties. Bovendien worden deze via de loonadministratie geautomatiseerd betaald, waardoor ook de administratie tijd over heeft.
Reactie schrijven